Jeżeli jesteś właścicielem lub pracujesz w małej lub średniej firmie i stoisz przed zadaniem znalezienia nowego biura dla firmy to ten artykuł pomoże Ci podjąć właściwe kroki w celu znalezienia odpowiedniej powierzchni biurowej wspierającej rozwój Twojego biznesu. Koszt nieruchomości to drugi największy koszt prowadzenia działalności biznesowej, a więc decyzje powinny być przemyślane i sprzyjać rozwojowi danego biznesu.

Pierwszym etapem, który powinieneś przejść zanim rozpoczniesz przeszukiwanie rynku jest określenie, jak dużo powierzchni potrzebujesz biorąc pod uwagę prognozy związane z liczbą zatrudnianych w ciągu najbliższych lat osób (wzrosty lub spadki zatrudnienia) oraz jakim miesięcznym budżetem dysponujesz. Opłaty, które za wynajęcie powierzchni biurowych będziesz ponosił to opłaty za wynajęcie powierzchni liczone od metra kwadratowego (czynsz) oraz opłaty eksploatacyjne (service charge).

Jednym z głównych determinantów wpływających na cenę wynajmu powierzchni biurowych jest ich jakość. Wyróżniamy budynki biurowe:

- klasy A odpowiednie dla firm, którym zależy na najwyższej jakości powierzchniach biurowych i które wynajmują biura w takich budynkach w celu podkreślenia swojej wysokiej pozycji na rynku,

- klasy B, których charakterystyka techniczna różni się nieco od klasy A. Często są to starsze budynki biurowe, które wcześniej kwalifikowały się do klasy A jednak upływ lat sprawił, że nie spełniają on już najwyższych standardów lub są to budynki, które celowo zostały wzniesione w nieco niższym standardzie i przeznaczone są dla firm, którym nie zależy na ekspozycji, czy na najwyższej jakości powierzchniach i wysokiej klasy materiałach wykończeniowych.

Są również starsze budynki biurowe, które nie spełniają nowoczesnych standardów i nie klasyfikują się do żadnych z powyższych kategorii.

Kolejnym istotnym elementem wpływającym na cenę powierzchni biurowych jest lokalizacja danego budynku. Rozpatrując wybór lokalizacji pod uwagę należy wziąć między innymi: wygodę dojazdu do budynku zarówno środkami komunikacji miejskiej, jak i samochodami (w tym wypadku dobrze jest znać miejsca zamieszkania swoich pracowników i skupić się na lokalizacjach wygodnych dla większości zatrudnionych osób, co wpływa zarówno na efektywność ich pracy, jak i poprawę prywatnego komfortu pracowników). Istotne są również wymagania biznesowe (jeżeli często wymagane są podróże pociągiem lub/i samolotem warto zlokalizować biuro w budynkach mieszczących się w niedalekiej odległości od dworca lub/i lotniska). 

Najdroższe powierzchnie biurowe mieszczą się w ścisłych centrach miast w najwyższej jakości biurowcach. Powierzchnie w takich budynkach wynajmują najczęściej duże międzynarodowe korporacje, firmy prawnicze, firmy doradztwa finansowego, czy też inne podmioty, dla których adres w ścisłym centrum miasta i ponoszenie za to wysokich opłat ma znaczenie ze względu na charakter klientów, a przez to posiada uzasadnienie ekonomiczne. Takimi biurowcami w Warszawie są np. wysokiej jakości budynki zlokalizowane w bliskiej odległości od Ronda ONZ.

Firmy, które poszukują wysokiej jakości, efektywnych, dobrze zlokalizowanych powierzchni biurowych, które będą również wygodne dla pracowników ze względu na łatwy dojazd, mogą wynająć biuro w nowoczesnych budynkach klasy A zlokalizowanych poza ścisłym centrum miasta lecz w niewielkiej od niego odległości (np. umożliwiającej dojazd komunikacją miejską z centrum miasta w ciągu 15 minut). Przykładem takiego budynku w Warszawie może być Grójecka Offices, który mieści się w dzielnicy Ochota i oferuje najwyższą, porównywalną z budynkami zlokalizowanymi w ścisłym centrum biznesowym miasta, jakość powierzchni biurowych, jednocześnie w znacznie niższej cenie.

Biurowce takie jak Grójecka Offices to wyjątkowe miejsca na warszawskiej mapie budynków biurowych, które oferują identyczny standard (klasa A) powierzchni biurowych, jak biurowce w ścisłym centrum miasta, a jedyną różnicą jest lokalizacja. Dla firm, które z przyczyn biznesowych nie potrzebują prestiżowego adresu w ścisłym centrum stolicy, są one idealnym rozwiązaniem. Oferują najwyższą jakość, którą docenią pracownicy, a jednocześnie charakteryzuje je wygodna lokalizacja i efektywna cena.

Decydując się na powierzchnie biurowe musimy wziąć pod uwagę szereg czynników, które wpływają na końcowy sukces (efektywne działanie naszej firmy), a także możliwe zmiany warunków społecznych, ekonomicznych, czy technologicznych, w których funkcjonuje nasza organizacja. Wynajęcie efektywnej pod względem jakościowym i finansowym powierzchni biurowej znacząco wpływa na wyniki biznesu, jest więc jedną z najważniejszych strategicznych decyzji, które podejmują zarządy firm.