Wraz z końcem marca 2017 roku nadszedł czas dostarczenia przez Property Managerów rozliczenia kosztów service charge dla najemców powierzchni komercyjnych. Umowy często dają najemcom prawo do weryfikacji otrzymanego rozliczenia, jednak to czy najemca skorzysta z tej możliwości, jest jego indywidualną decyzją. Warto mieć jednak świadomość, że szczególnie w przypadku wynajmowania dużych powierzchni, wynik weryfikacji może mieć wymierne pozytywne skutki dla najemcy tj. może skutkować zmianą kwot naliczonych do dopłaty lub zwrotu przez najemcę.  

W otrzymanych rozliczeniach service charge mogą wystąpić różnego rodzaju błędy wynikające ze skomplikowanego systemu rozliczania np. kompleksów budynków oraz z wielu zmiennych, które należy uwzględnić przy rozliczeniu. Czasem są to błędy wynikające z nieprawidłowego ustawienia systemu, czy też modelu rozliczania kosztów, ale bywają także błędy związane z ujęciem w rozliczeniu kosztów, które nie są kosztem eksploatacyjnym według zawartej z najemcą umowy najmu. Tego rodzaju nieprawidłowości można stwierdzić w drodze profesjonalnego audytu - mówi Grzegorz Dudziak, Partner w firmie PropertyView Sp. z o.o. specjalizującej się w doradztwie inwestycyjnym i usługach Asset i Property Management.

Przeprowadzenie audytu rozliczenia service charge powinno dać najemcy poczucie posiadania wpływu na zarządzanie obiektem, w którym funkcjonuje często przez wiele lat. Pozwala potwierdzić prawidłowość otrzymanych rozliczeń lub je zakwestionować i ustalić jasne zasady rozliczania na przyszłość. Umożliwia także zweryfikowanie poniesionej kwoty kosztów opłat wspólnych.   

Prawidłowo przygotowane rozliczenie powinno uwzględniać zmienne dotyczące danego najemcy, tj. okres najmu w danym roku, pozycje kosztowe, które zgodnie z umową najmu mogą być zaliczone do kosztów service charge, udział najemcy w kosztach wspólnych wynikający z umowy, itp. Elementem rozliczenia powinno być przynajmniej podstawowe zestawienie kosztów, wypracowana stawka za metr kwadratowy oraz udział najemcy w tych kosztach. Koszty przypisane najemcy powinny być czytelnie rozliczone versus wpłacone przez niego zaliczki. Rozliczenie powinno być opatrzone jasnym komentarzem zarządcy oraz informacją o wysokości niedopłaty lub kwoty do zwrotu oraz o wysokości stawki na kolejny rok – dodaje Agnieszka Florczuk, Partner w firmie PropertyView Sp. z o.o. Audyt jest wprawdzie dodatkowym kosztem dla najemcy, jednak może się okazać wartym poniesienia, ponieważ wartość rozliczenia może się zmienić na korzyść Najemcy – podsumowuje Agnieszka Florczuk.