Właściciele nieruchomości mają obowiązek wybrać jeden z dwóch wariantów zarządzania nią – powierzyć zarząd w trybie art. 18 UoWL lub wybrać go spośród właścicieli lokali. W pośpiechu i natłoku innych obowiązków często funkcja ta jest zlecana przypadkowym podmiotom. Jednak wybór zarządcy to kluczowy element sprawnego i bezpiecznego funkcjonowania całej wspólnoty.

Potrzeby wspólnoty

Zakres kompetencji zarządu musi przede wszystkim odpowiadać potrzebom wspólnoty. Może okazać się jednak, że wspólnota sama nie jest ich do końca świadoma, dlatego pieczę nad budynkiem warto powierzyć profesjonaliście, który od razu oceni priorytety.

Na pozór prozaiczne czynności, takie jak obsługa techniczna i sprzątanie, w rzeczywistości mogą okazać się skomplikowane. Umowy o dostawę usług wydają się proste, lecz to profesjonalny zarządca umie je porównać i wybrać najlepszą opcję. Nadzór nad wszystkimi instalacjami w budynku to także ogromna odpowiedzialność. W razie awarii, najważniejsza jest szybka reakcja i sprawne usunięcie problemu.

Potrzeby każdej wspólnoty mieszkaniowej rosną, zwłaszcza na nowoczesnych osiedlach, gdzie mieszkańcy mogą korzystać z różnych rozwiązań rekreacyjnych i wypoczynkowych, takich jak basen, sauna czy siłownia. Obiekty te wymagają również dobrego zarządzania, konserwacji a przede wszystkim odpowiednich przeglądów technicznych. Nadzór nad prawidłowym utrzymaniem wszelkich instalacji oraz wyposażenia nieruchomości spoczywa na barkach zarządcy nieruchomości.

Zarządzanie a prawo

Nawet właściciele nieruchomości, którzy mają czas na samodzielne zarządzanie, powinni szukać profesjonalnego zarządcy. Obecnie pojawia się wiele nowych przepisów i regulacji, których nie jesteśmy w stanie sami zrozumieć czy też na bieżąco zapoznawać się z nimi i je analizować. Jeśli nie mamy odpowiedniego doświadczenia, ewentualne problemy prawne mogą przyczynić się do poważnych komplikacji. 

Zarządca stale musi poszerzać swoją wiedzę w związku ze zmieniającymi się zapisami prawnymi, ponieważ zarządzanie nieruchomością oznacza wiele działań formalnych. Profesjonalista będzie wiedział, gdzie i jak w interesie wspólnoty szukać sprawnych rozwiązań zgodnych z literą prawa.

Księgowość i administracja

Aby optymalizować koszty, mieszkańcy powinni unikać zatrudniania dodatkowych firm zewnętrznych, zajmujących się jedynie poszczególnymi działami, ponieważ mnoży to dodatkowe wydatki. Chociaż aspekty takie jak księgowość i administracja wymagają odpowiedniego przygotowania i zaplecza merytorycznego, profesjonalni zarządcy mają doświadczenie również w tym zakresie.

Prowadzenie księgowości oznacza szereg działań, takich jak ewidencja przychodów kosztów, rozliczenia, roczne sprawozdania, plany gospodarcze czy prowadzenie e-kartoteki, która umożliwi mieszkańcom wgląd w płatności. Z doświadczenia wiemy, że jedna firma może zajmować się budynkiem w sposób kompleksowy, zaczynając od najbardziej szczegółowych kwestii finansowych, kończąc na tak prozaicznych czynnościach jak utrzymanie porządku – tłumaczy Anna Winter, kierownik ds. zarządzania nieruchomościami z Integrum Management.

Stały kontakt ze wspólnotą

Obowiązkiem zarządu jest ciągły kontakt ze wspólnotą w kwestach takich jak przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalanie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu, zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej czy udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej. Zarządca musi więc liczyć się z wolą i opinią wspólnoty oraz działać w jej interesie.

Profesjonalne zarządzanie zakłada także stałe doradztwo w zakresie lepszych rozwiązań, wynajmu części wspólnych nieruchomości, prowadzenia negocjacji i pozyskiwania nowych form pożytku z nieruchomości.

Zarządzanie budynkiem lub osiedlem musi być prowadzone w nowoczesny i profesjonalny sposób. Aby zapewnić spokój i bezpieczeństwo mieszkańcom, zarządca musi być specjalistą z dziedziny prawa oraz rozwiązań optymalizujących koszty utrzymania nieruchomości. Estetyczne, zadbane i bezpieczne osiedle nie oznacza wcale wielkich kosztów. Firmy, takie jak Integrum Management, oferują kompleksową usługę we wszystkich aspektach życia wspólnoty, co oznacza, że koszty utrzymania zarządu są mniejsze, niż w przypadku wyboru oddzielnych specjalistów.