Jeszcze do niedawna przypominały zwykłe poczekalnie dla klientów, wyposażone w stół, ladę, kilka krzeseł czy kanapę. Obecnie, coraz częściej zmieniają nie tylko swój wygląd, ale i funkcję. Recepcje biurowe pełnią nierzadko rolę firmowej strefy relaksu, wyposażonej w sofy i fotele, miejsca, gdzie można swobodnie porozmawiać z klientem, a nawet przestrzeni, w której przeprowadzane są rozmowy rekrutacyjne.

Wyposażone w nowoczesne rozwiązania typu smart, odpowiadają na potrzebę elastyczności i swobody w wykonywaniu służbowych zadań, stanowiąc przy tym biznesową wizytówkę firmy. Recepcja przyszłości ma być wielozadaniowa, nowoczesna i zaaranżowana tak, by w pełni oddawać charakter przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim, by jak najlepiej spełniać swoje funkcje.

Rynek pracownika stał się niezaprzeczalnym faktem. Według opublikowanego w styczniu 2018 roku raportu GUS wynika, że stopa bezrobocia w III kwartale roku 2017. wyniosła 6,8 proc., co stanowi obniżenie w stosunku do analogicznego okresu w 2016 roku aż o 1,5 proc. Ciągły spadek bezrobocia, a także deficyty kadrowe powodują, że firmy z coraz większym zaangażowaniem rywalizują na rynku o najlepszych pracowników, zarówno tych obecnych oraz przyszłych. Liczy się wszystko – od atrakcyjnego wynagrodzenia, pakiet benefitów i odpowiednią organizację pracy, po funkcjonalną przestrzeń biurową czy w końcu wielofunkcyjną strefę recepcji, która często niedoceniana, ma ogromny wpływ na postrzeganie całej organizacji.

- Tworząc projekty aranżacji biura dla naszych klientów zauważyliśmy, że coraz większą wagę przykłada się do recepcji – nie tylko do kwestii wizualnych, ale także do jej funkcjonalności. Dlaczego? Jedno pomieszczenie, może oddać charakter całej firmy i zadecydować o pierwszym wrażeniu, dlatego właściciele biur decydują się na wdrożenie przemyślanej i spójnej z komunikacją firmy – koncepcji aranżacji strefy klienta. Z drugiej strony, stawia się na wielofunkcyjność tego pomieszczenia wyposażając je w sofy i fotele dla gości, a także w strefę do krótkich rozmów i spotkań z klientami czy potencjalnymi kandydatami. Odchodzi się od myślenia o biurze, jako zbiorze kilku pomieszczeń na rzecz stref dedykowanych różnym zadaniom. W ten sposób możemy w pełni wykorzystać potencjał biura, w tym niedocenianej recepcji – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu oraz Członek Zarządu firmy Mikomax Smart Office.

Trendy w aranżacji strefy klienta

Recepcja to coraz częściej wnętrza ciekawe i intrygujące, na pierwszy rzut oka często nie przypominające tradycyjnej „poczekalni” biurowej. Odchodzimy od czasów, kiedy recepcje aranżowane były w taki sam sposób. Strefa klienta ma zaskakiwać oryginalnością, wywierać pozytywne wrażenie na gościach i przede wszystkim, odzwierciedlać charakter przedsiębiorstwa.

Większa potrzeba elastyczności

To zdecydowanie główna zmiana, którą obserwujemy w trendach aranżacji recepcji. Rozwiązania dedykowane temu pomieszczeniu są dobierane tak, by umożliwiać wykonywanie różnych zadań. W nowoczesnej recepcji klient może poczekać w specjalnie zaaranżowanej strefie relaksu czy wykonać telefon bez potrzeby wychodzenia z siedziby firmy, w specjalnych budkach wyciszających. W zależności od rozmieszczenia recepcji i jej powierzchni, może ona również stanowić doskonałe miejsce do rozmowy rekrutacyjnej z potencjalnym kandydatem.

- Częstym wyzwaniem w projektowaniu recepcji jest hałas i nieodpowiednia akustyka pomieszczenia, szczególnie jeśli pomieszczenie pełni różne funkcje. Zakładając, że w miejscu tym będzie przebywać więcej osób, a także pracownicy recepcji, warto zadbać o rozwiązania, które pomogą zniwelować problem nadmiernego hałasu. Jednym z nich są kabiny akustyczne, w których można rozmawiać przez telefon czy przeprowadzać krótką rozmowę z klientem. Takie rozwiązania zapewniają przede wszystkim dyskrecję, a ich modułowy charakter pozwala wpasować się tak naprawdę w przestrzeń każdego biura – dodaje Zuzanna Mikołajczyk.

Sztuka wchodzi do biur

Kolejny trend, który w Polsce dopiero się rozwija, natomiast w krajach Europy funkcjonuje znakomicie od kilkunastu lat, to usługa wynajmu dzieł sztuki do biur. Dla wielu może być zaskoczeniem, jednak niewątpliwie stanowi ona ciekawą alternatywę w aranżacji biura i recepcji. Sztuka wzbogaca wnętrza, podnosi ich prestiż, a odpowiednio wkomponowana w projekt może nadać niepowtarzalny charakter pomieszczeniu.

Ogrody na ściany

Dominującą tendencją w projektowaniu przestrzeni biurowej jest wprowadzanie motywów roślinnych. Występują one zarówno w pomieszczeniach dedykowanych pracownikom, jak również w specjalnych strefach relaksu. Coraz częściej przenikają również do recepcji, jako element komunikacji firmy, jej przywiązania do natury i ekologii. Ściany z żywych roślin w kolorze soczystej zieleni wprowadzają ciepły klimat, uspokajają i wpływają na budowanie zaufania do firmy - Oprócz popularnych i często występujących motywów roślinnych, można zauważyć ogólny trend powrotu do natury, który od kilku lat zyskuje na sile. W związku z tym projektując wnętrza recepcji stosujemy lady, o prostych, nowoczesnych kształtach, ale swoją fakturą i barwą przypominających powierzchnię kamienia. Takie detale tworzą klimat, a także dają wrażenie obcowania z naturą – mówi Zuzanna Mikołajczyk.

Zmiany w 6 tygodni?

Każda firma chcę mieć nowoczesne i funkcjonalne biuro i reprezentacyjną recepcję, ale nie każdy ma na to budżet. W wielu przypadkach inwestuje się w odpowiednie wyposażenie przestrzeni do pracy, z pominięciem strefy recepcyjnej. Skutkiem tego, miejsce pierwszego kontaktu z klientem odstaje od pozostałej części biura. W takich przypadkach polski rynek wychodzi z usługą biurowej metamorfozy, „Pimp my office”. Jest to kilkutygodniowy program rearanżacji proponowany przez Mikomax Smart Office oraz firmę Xplan Sp. z o.o. Lifting całego biura lub wybranego pomieszczenia to rozwiązanie, które w krótkim czasie może zmienić miejsce pracy w wielofunkcyjną przestrzeń typu smart.