Choć na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że w wyborze biura pod działalność najistotniejsze są lokalizacja i metraż, nie można zapominać o pozostałych czynnikach. To, w jaki sposób będzie wyglądało wnętrze, ma wpływ na Twoich klientów. Kiedy już masz określony obszar poszukiwań i zakres metrażu, co jeszcze powinieneś rozważyć?

Przestronne, jasne pomieszczenie, czy może małe, ale przytulne i bardzo spersonalizowane wnętrze? Jeśli w dużej mierze Twoja działalność opiera się na bezpośrednim kontakcie z klientem, musisz postawić w centrum właśnie jego oczekiwania i potrzeby, a nieco mniej – własny gust. Musisz zadać sobie kilka kluczowych pytań.

1. Skąd przyjeżdżają Twoi klienci?

Zastanów się, w jakiej porze dnia klienci korzystają z usług, jakie oferujesz. To istotne przy wyborze lokalizacji. Koniecznie sprawdź, jakie jest wówczas natężenie ruchu, gdzie w okolicy można zaparkować, a także jak często kursuje komunikacja miejska (i gdzie znajdują się najbliższe przystanki). A może to nie ma dużego znaczenia, bo otwierasz piekarnię czy warzywniak, do którego przychodzić będą w większej mierze mieszkańcy pobliskich budynków i pracownicy okolicznych biur, dlatego duży parking czy doskonałe połączenie z innymi dzielnicami nie są Ci w ogóle potrzebne?

2. W jakich godzinach przychodzą?

Nieco mniej oczywistym, lecz równie ważnym, jest orientacja lokalu względem stron świata. Duża ilość naturalnego światła pozytywnie wpływa na samopoczucie, uspokaja i stwarza poczucie bezpieczeństwa – uwzględnij to, po której stronie będzie znajdować się Słońce, biorąc pod uwagę porę dnia, w której przychodzą klienci. Jednak nie w każdej branży mocno doświetlone wnętrze jest konieczne. Jeżeli prowadzisz studio tatuażu czy sklep z orientalnymi ubraniami, przez sztuczne oświetlenie możesz zbudować pożądany, nieco tajemniczy klimat.

3. Kim są?

Wiele zależy od tego, kogo będziesz gościł. Czy w Twojej firmie są prowadzone spotkania biznesowe, na których zapadają kluczowe decyzje, a może wyłącznie konsultacje podczas bieżącego prowadzenia projektów? Zadbaj o to, by w biurze, które wybierasz, znajdowała się wydzielona przestrzeń do spotkań – na tyle prywatna, aby zapewnić intymność i poczucie bezpieczeństwa klientowi. Dobrze, jeśli biuro ma także pomieszczenie bądź nawet jedną strefę, którą można zaadaptować na chillout room dla pracowników lub mniej formalne spotkania z klientami. Choć zbyt duży metraż zdecydowanie nie jest opłacalny, warto mieć dodatkowe, choćby niewielkie pomieszczenie: na nieplanowane spotkanie z klientem czy wykonywanie rozmów telefonicznych tak, aby nie przeszkadzać pozostałym pracownikom.

4. Co mają zapamiętać?

Albo inaczej: jakie wrażenie ma wywrzeć na nich Twoje biuro? Choć świadomie z pewnością nie analizują każdego szczegółu, wiele elementów złoży się na to wrażenie jako całość. Nie bez znaczenia jest wygląd inwestycji, w której znajduje się biuro i materiały wykończeniowe. – Już sama elewacja budynku, w którym znajduje się lokal użytkowy, może powiedzieć coś o firmie. Fasada to swego rodzaju wizytówka, pierwszy punkt styku z biurem. W Pixel House, który wyróżnia się przecież niecodzienną i odważną formą, dobrze odnajdą się nowoczesne firmy, showroomy, różnorodne biznesy z branży kreatywnej. W Bulwarze Drobnera, którego elewacja została zaprojektowana z trawertynu – szlachetnego, znanego na całym świecie materiału – zdecydowanie bardziej pasują działalności o charakterze prestiżowym, jak chociażby kancelaria prawna czy gabinet medycyny estetycznej – opowiada Tomasz Bednarek z biura sprzedaży WPBM „Mój Dom” S.A.

5. Jak zaaranżować biuro?

Nie można też pominąć kwestii aranżacji: o ile w branży kreatywnej przynoszenie przez pracowników dekoracji jest na porządku dziennym, o tyle już w bezpośrednim kontakcie z klientem zaleca się zachować dystans, a każdy dodatek powinien być przemyślany i dopasowany do reszty.

Co ważne – w pomieszczeniach, w których będziemy prowadzić spotkania, warto zrezygnować z monumentalnych, ciężkich optycznie mebli na rzecz bardziej uniwersalnych. Pozwalają one usadzić klienta na równej pozycji z pracownikiem – tak, aby przyjął rolę partnera, a nie petenta. Taki układ ułatwia załatwianie spraw w otwartej, ale wciąż profesjonalnej atmosferze. Odradza się natomiast aranżację bazującą na meblach ze szkła, które kilkanaście lat temu architekci wnętrz postrzegali jako synonim transparentności i zaufania. Dziś – w czasach rosnącej popularności naturalnych materiałów – mogą sprawiać wrażenie nieco chłodnych.

Poszukaj złotego środka

Pamiętaj jednak, że najistotniejszy jest kompromis – biuro powinno być dostosowane także do Twoich pracowników: to oni spędzają tu większą część swojego dnia. Dobry design jest przede wszystkim użyteczny. Nie sposób dopasować się do gustu każdego odwiedzającego – należy jednak zapewnić takie warunki, które umożliwią mu dogodne korzystanie z lokalu.