Dobrą pozycję przetargową najemców na rynku biurowym coraz częściej wykorzystują także podmioty państwowe

W samej Warszawie w budowie jest ok. 700 tys. m² biur, a w pozostałych największych aglomeracjach w kraju powstaje 750 tys. m² powierzchni biurowej. W warunkach dużej podaży i mocnej konkurencji rynkowej deweloperzy zmuszeni są walczyć o klientów, oferując atrakcyjne warunki najmu. Właściciele budynków biurowych na liście swoich najemców chętnie umieściliby także instytucje państwowe i urzędy. A te coraz częściej decydują się na przeprowadzki do obiektów komercyjnych dostrzegając w relokacji korzyści. 

- W ostatnich miesiącach zapytania o wynajem biur od instytucji publicznych spływają do nas częściej. W trakcie negocjacji mamy kilka umów najmu na powierzchnie kontraktowane przez klientów instytucjonalnych – przyznaje Bartłomiej Zagrodnik, prezes firmy doradczej Walter Herz.

Bartłomiej Zagrodnik informuje, że po szczegółowym przeanalizowaniu całościowych kosztów związanych z utrzymaniem budynków zajmowanych przez urzędy okazuje się najczęściej, że poza bardziej komfortowymi siedzibami, relokacja przynosi instytucjom spore oszczędności, dzięki uzyskanym warunkom najmu, w tym bonusom w postaci okresowego zwolnienia z opłat czynszowych. – Ponadto wybrane obiekty zapewniają jednostkom administracyjnym również atrakcyjny serwis i większe bezpieczeństwo, tak jeśli chodzi o dostęp do budynku, jak i infrastrukturę, na co podmioty publiczne zwracają szczególną uwagę – wyjaśnia.  

Wyraźnie określone wymagania

Prezes Walter Herz dodaje, że spółki Skarbu Państwa decydują się przeważnie na lokalizacje poza ścisłym centrum Warszawy, ale takie które zapewniają wygodne połączenia komunikacyjne. Urzędy wybierają powierzchnie, które dają możliwość podziału gabinetowego i wymagają wskazania w umowie dokładnie określonych opłat czynszowych oraz kosztów eksploatacyjnych. Duże znaczenie dla podmiotów administracyjnych ma także kwestia zabezpieczeń obiektu, jak również gwarancja ekspansji w sytuacji, kiedy zaistnieje konieczność zwiększenia powierzchni.  

Zdaniem Bartłomieja Zagrodnika administracja publiczna powinna skorzystać z uprzywilejowanej sytuacji, jaką mają obecnie firmy poszukujące powierzchni na rynku biurowym. – Z naszych kalkulacji wynika, że największy zysk przynosi relokacja do nowych biur z biurowców starego typu, które wymagają kapitalnego remontu, których utrzymanie stale generuje wydatki związane z koniecznością doraźnej poprawy stanu technicznego – zaznacza.  

Zauważa, że warszawski rynek biurowy, którego zasoby przekroczyły już 5 mln m² nowoczesnej powierzchni, staje się coraz bardziej dojrzały, co sprawia, że najemcom instytucjonalnym łatwiej jest znaleźć teraz odpowiednią ofertę.

Najemca z kilkuletnią historią

Stabilna kondycja finansowa  i zainteresowane dużymi powierzchniami oraz długoterminowymi umowami najmu sprawia, że instytucje państwowe są dla właścicieli budynków biurowych pożądanym najemcą. Kwestię problematyczną może stanowić fakt, że jednostki sektora publicznego preferują czynsz wyrażony w złotówkach i mają własne wytyczne, dotyczące zabezpieczenia kontraktu, odmienne niż praktykowany na rynku depozyt, czy gwarancje bankowe. Jak zapewniają jednak specjaliści, istnieją instrumenty, które są pomocne w uzyskaniu kompromisu w tych kwestiach, a i same instytucje publiczne w coraz liczniejszych przypadkach w ostatnim czasie przystają na rozliczenia czynszu w euro. 
 
Państwówki to relatywnie nowa grupa najemców na rynku biur. Historia wynajmu powierzchni biurowej przez urzędy i instytucje publiczne w budynkach komercyjnych sięga zaledwie siedmiu lat. W 2015 roku sektor państwowy wynajął ok. 80 tys. m² biur, podczas gdy całkowity wolumen wynajmu wyniósł w minionym roku 1,5 mln m² powierzchni. Popyt zgłaszany przez instytucje państwowe na komercyjne biura utrzymuje się na podobnym poziomie od kilku lat. Teraz instytucje państwowe zaczynają szerzej interesować się przejściem z przestarzałych budynków do nowszych biurowców.

Rekordowe umowy najmu

Najbardziej owocny był pod tym względem jak dotąd 2014 rok, kiedy udział sektora publicznego na rynku wynajmu biur zamknął się nie kilku, ale kilkunastoprocentowym udziałem. Znaczące umowy zawarły wtedy m.in. PKP, Agencja Rynku Rolnego, Urząd Rejestracji Leków, Główny Inspektorat Transportu Drogowego, Urząd Lotnictwa Cywilnego oraz Agencja Nieruchomości Rolnych.

W minionym roku najemcą ponad 6 tys. m² powierzchni w kompleksie Warsaw Spire zostało Centrum Unijnych Projektów Transportowych, a także Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej Frontex, która weszła na powierzchnię 14,6 tys. m².

W 2015 roku siedzibę zmieniły również spółki z grupy Poczty Polskiej, które wynajęły łącznie 18 tys. m² w Domaniewska Office HUB, jak równieżMinisterstwo Spraw Zagranicznych, które ulokowało się w budynku Foksal City.

Jedną z największych umów najmu powierzchni komercyjnej podpisanych przez spółki z udziałem Skarbu Państwa zawarł Powszechny Zakład Ubezpieczeń, który zdecydował się na 17,5 tys. m² powierzchni w biurowcu Konstruktorska Business Center. Ponadto znaczące kontrakty sfinalizowały Polskie Sieci Elektroenergetyczne, Gaz-System i PKP Cargo.