Sektor państwowy powoli wchodzi na rynek komercyjny w poszukiwaniu optymalizacji kosztów utrzymania biur.

Transakcje zawierane przez instytucje i urzędy państwowe na wynajem powierzchni w nowych biurowcach obejmują jeszcze ciągle nieduży procent całego wolumenu najmu, mimo że wyjście podmiotów administracji publicznej ze starych budynków mogłoby przynieść instytucjom spore oszczędności. W ostatnim czasie najemcy instytucjonalni coraz śmielej zaczynają jednak rozglądać się na rynku powierzchni biurowych, przyznają specjaliści w firmy doradczej Walter Herz.

Tradycja wynajmu powierzchni biurowej na rynku komercyjnym przez jednostki budżetowe sięga w naszym kraju zaledwie kilku lat. W 2010 roku zapoczątkowała ją  Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która wynajęła 16 tys. mkw. w warszawskim kompleksie Poleczki Business Park oraz Urząd Zamówień Publicznych, który zajął wtedy niedużą powierzchnię w mokotowskim Adgar Plaza.

Choć w ostatnim czasie sektor publiczny stał się zdecydowanie bardziej aktywny na rynku biurowym, to dla jednostek administracji publicznej wciąż podstawową kwestią, jeśli chodzi o użytkowanie biur jest wykorzystywanie zasobów państwowych. Obowiązujące zasady sprawiają, że budżetówka nadal korzysta przede wszystkim z nieruchomości pozostających w rezerwuarach państwa. Eksperci z Walter Herz przyznają, że instytucje państwowe nie spieszą się ze zmianą siedzib, mimo, że stan techniczny wielu obiektów, które użytkują pozostawia wiele do życzenia, a nakład na ich utrzymanie jest nieadekwatny do korzyści. - Szczególnie, jeśli ponoszone wydatki, w tym na remonty, porówna się z opłatami za wynajem powierzchni biurowej w nowoczesnych obiektach - mówią specjaliści.   

Gonimy Europę

Za przykładem państw europejskich, gdzie sektor publiczny od wielu lat jest istotnym najemcą nowych budynków biurowych, wyraźnie podążają przede wszystkim instytucje unijne. Jednostki zarządzające funduszami europejskimi w ubiegłym roku postawiły na nowy warszawski kompleks Warsaw Spire. Powierzchnię 6,2 tys. m² w budynku C zajęło Centrum Unijnych Projektów Transportowych, odpowiedzialne za wdrażanie programów i projektów rozwoju infrastruktury transportowej współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, które przeniosło się z biurowca North Gate. Dużym najemcą największego kompleksu w Warszawie została też Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej Frontex, która zdecydowała się na powierzchnię 14,6 tys. m² w budynku B. 

Innym najemcą instytucjonalnym, który w minionym roku zdecydował się na komercyjną powierzchnię biurową były spółki z grupy Poczty Polskiej, które wynajęły łącznie 18 tys. m² w usytuowanym na warszawskim Mokotowie obiekcie Domaniewska Office HUB Polskiego Holdingu Nieruchomości. Ministerstwo Spraw Zagranicznych zajęło zaś cały, ekskluzywny budynek Foksal City z niemal 3,4 tys. m² powierzchni biurowej, także należący do PHN. Ponadto, Polskie Sieci Elektroenergetyczne rozmieściły biura na powierzchni 6,3 tys. m² w Delta Eurocentrum Office Complex przy al. Jerozolimskich, a Urząd Komunikacji Elektronicznej ulokował się w biurowcu przy ulicy Kasprzaka. 

Rekordowe kontrakty

Największą umową najmu, podpisaną w 2015 roku przez instytucjonalnego najemcę był kontrakt zawarty przez Powszechny Zakład Ubezpieczeń na wynajem 17,5 tys. m² powierzchni w budynku Konstruktorska Business Center. 

Znacząca umowa podpisana przez spółkę państwową została także w Katowicach. Blisko 8 tys. m² w kompleksie A4 Business Park firmy Echo Investment wynajęła spółka PKP Cargo, która przeniosła kluczowe funkcje centrali na Śląsk i skonsolidowała katowickie i krakowskie biura w jednej lokalizacji. W Krakowie z kolei Urząd Marszałkowski przedłużył kontrakt na wynajem 4,5 tys. m² w biurowcu Wielicka 72.

- Mimo podpisywanych przez instytucje państwowe, czasem także spektakularnych umów, sektor publiczny wciąż ma niewielki, kilkuprocentowy udział w ogólnym wolumenie najmu powierzchni biurowej. W minionym roku wygenerował ponad 80 tys. m² popytu na biura, podczas gdy całkowita wielkość najmu w 2015 wyniosła w Warszawie ponad 800 tys. m², a na pozostałych rynkach biurowych w kraju łącznie niespełna 700 tys. m². - zauważają eksperci Walter Herz.

Stały poziom udziału w rynku

Przedstawiciele Walter Herz zwracają uwagę, że aktywność instytucji państwowych na rynku wynajmu powierzchni biurowych utrzymuje się na podobnym poziomie już od kilku lat. - W 2012 roku instytucje publiczne wynajęły niespełna 70 tys. m² komercyjnej powierzchni biurowej. W 2014 roku sektor publiczny był wyjątkowo czynny na rynku warszawskim. Spółki państwowe podpisały wtedy umowy na kilkanaście procent powierzchni biurowej wynajętej w tym roku w Warszawie. Do jednych z największych transakcji należał kontrakt Urzędu Rejestracji Leków na 13 tys. m² powierzchni w Adgar Park West - wspominają eksperci Walter Herz.   

Specjaliści zauważają, że instytucje państwowe, planujące optymalizację wydatków na biura mają w tej chwili szczególnie dobrą pozycję przetargową ze względu na wysoką podaż na rynku. W ich opinii administracja publiczna powinna szerzej wykorzystać obecną, konkurencyjną sytuację w segmencie nieruchomości biurowych, ponieważ stwarza niebywałą okazję do wynegocjowania bardzo korzystnych warunków najmu.

W przekonaniu ekspertów Walter Herz przeprowadzka do nowej siedziby nie tylko pozytywnie wpłynęłaby na wizerunek instytucji, ale także podniosłaby komfort użytkowania powierzchni biurowej, przy znaczących oszczędnościach, które mogłaby przynieść taka decyzja. - Koszty eksploatacji w nowych budynkach w porównaniu z obiektami starszej generacji są niewspółmiernie niższe, szczególnie jeśli użytkowany budynek jest w złym stanie technicznym i wymaga stałych nakładów na remont - zwracają uwagę specjaliści Walter Herz.

- Koszty związane z utrzymaniem przestarzałych gmachów są często tak duże, że przeniesienie instytucji, czy urzędu do nowoczesnego biurowca w wielu przypadkach oznaczałoby spore obniżenie wydatków na utrzymanie biur niż dotychczas ponoszone. Analizy wariantu relokacji, które opracowujemy często przynoszą zaskakujące rezultaty - przyznają eksperci Walter Herz.

Najem z zakupem budynku

Specjaliści zaznaczają, że warunki kontraktów podpisywanych przez podmioty państwowe zawierają także zapisy dotyczące gwarancji pierwokupu lub najmu wraz z zakupem budynku, które dają spółkom Skarbu Państwa pełną kontrolę nad obiektami. - Z uwagi na specyfikę jednostek administracyjnych to dla najemców instytucjonalnych atrakcyjne warunki. W takiej sytuacji spółki mogą zdecydować się na sprzedaż własnych nieruchomości i w ten sposób pozyskać kapitał - zauważają przedstawiciele Walter Herz.   

Eksperci wymieniają zalety nowych obiektów. W opinii specjalistów dużym plusem nowoczesnych budynków, które teraz licznie powstają jest efektywność energetyczna i racjonalne wykorzystanie własnych zasobów, co przekłada się na mniejsze koszty utrzymania. - Nowe biurowce oferują również większą wygodę użytkowania ze względu na bogate wyposażenie i atrakcyjną infrastrukturę serwisową, jaka jest w nich projektowana, a ponadto zapewniają większe bezpieczeństwo niż starsze budynki biurowe.

- Wierzymy, że sektor państwowy w najbliższym czasie stanie się bardziej aktywnym graczem na rynku biurowym. Świadczy o tym większa ilość zapytań ze strony najemców instytucjonalnych oraz szersze zainteresowanie Poradnikiem Najemcy Instytucjonalnego, który stworzyliśmy specjalnie dla instytucji państwowych, poszukujących powierzchni biurowej na rynku komercyjnym w celu optymalizacji kosztów - wyrażają nadzieje przedstawiciele Walter Herz.