Wielu przedsiębiorców pierwsze kroki firmy stawia w przysłowiowym „garażu” wykorzystując do pracy miejsce, w którym na co dzień mieszkają. Z uwagi na ograniczanie kosztów i brak stałego zespołu, to rozwiązanie jest całkiem naturalne. Niestety, wiele firm na dalszym etapie rozwoju ponownie wybiera mieszkania lub domy do prowadzenia działalności, często nie zdając sobie sprawy z łamania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów podatkowych. Pracodawcy, który świadomie lub nieświadomie popełnia wykroczenia związane bezpieczeństwem i higieną pracy wobec pracowników, grozi grzywna do 30 tys. zł, a w szczególnych przypadkach nawet 3 lata więzienia.

Żeby biuro było biurem

Prowadzenie jednoosobowej działalności we własnym lub wynajmowanym mieszkaniu, nie jest problemem. Natomiast zatrudnianie pracowników w budynku przeznaczonym na cele mieszkaniowe wymaga adaptacji zwłaszcza w zakresie ochrony przeciwpożarowej, oświetlenia pomieszczeń, może też wymagać formalnej zmiany sposobu użytkowania. W odniesieniu do przepisów BHP, biuro powinno spełniać kilka podstawowych parametrów, aby można było w nim pracować w pełnym wymiarze godzin:

• Wysokość pomieszczenia biurowego powinna wynosić przynajmniej 3 metry. Dopuszczalna wysokość i powierzchnia pomieszczenia biurowego jest zależna od liczby zatrudnionych w nim osób, bowiem na każdego pracownika zatrudnionego w pokoju biurowym powinno przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości tego pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęty itp.
• Budynki mieszkalne są kwalifikowane do innej kategorii zagrożenia ludzi niż budynki komercyjne. Z tego powodu budynki mieszkalne w większości przypadków nie spełniają wielu wymagań dotyczących ochrony przeciwpożarowej, takich jak np.: rozmieszczenie gaśnic, wyposażenie w system wykrywania pożaru i alarmowania, wyznaczenie i oznakowanie dróg ewakuacyjnych. Dodatkowo budynki mieszkalne z reguły wykonane są także w niższej klasie odporności pożarowej niż budynki komercyjne.
• Natężenie sztucznego światła na przeciętnym stanowisku pracy biurowej (Zgodnie z normą PN-EN 12464-1:2012P), powinno być równomierne i wynosić nie mniej niż 500 luksów (lx). W budynkach mieszkalnych system oświetlenia jest rozwiązany zwykle zupełnie inaczej i wymaga przebudowy, aby spełnić te kryteria. Do tego, pomieszczenie przeznaczone na pobyt ludzi, powinno mieć zapewnione oświetlenie dzienne, a stosunek powierzchni okien do powierzchni podłogi powinien wynosić co najmniej 1:8.

Dodatkowo pomieszczenia biurowe nie mogą być sytuowane poniżej poziomu gruntu, lokal powinien być ogrzewany i wentylowany, zabezpieczony przed wilgocią, nadmiernym nagrzewaniem, drganiami, hałasem i innymi czynnikami szkodliwymi dla zdrowia. Są również branże, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń np. ze względu na przechowywanie danych osobowych, przepisy nadzoru finansowego dot. bezpieczeństwa przesyłania danych, czego nie mogą zapewnić budynki o charakterze mieszkaniowym.

Sprawdź przeznaczenie nieruchomości

Prowadzenie firmy w lokalu o przeznaczeniu mieszkaniowym może nie spodobać się gminie, bowiem podatki odprowadzane do urzędu przez właściciela nieruchomości za lokal mieszkalny są o wiele niższe niż za lokal o przeznaczeniu do wykonywania działalności gospodarczej (0,74zł/m² zamiast 22,66/m² dla Warszawy w 2017 r.). Taki donos może zgłosić do urzędu np. sąsiad, niezadowolony z nadmiernego przepływu osób. Ponadto, adres wykonywania działalności lub rejestracji firmy jest bardzo prosty do znalezienia w Internecie, a od 2017 roku urzędnicy Izby Skarbowej osobiście odwiedzają siedziby nowych firm, aby fizycznie potwierdzić ich istnienie. Dodatkowo w przypadku domów problemem może być również przeznaczenie gruntu, które narzuca miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego.

Kary

Zgłoszenie łamania przepisów („uprzejmie donoszę”) przez pracowników, kontrahentów lub sąsiadów, może przedsiębiorcę słono kosztować. Zgodnie z kodeksem pracy (Art. 283. §1.) „Kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł”. Dodatkowo dla szczególnych przypadków, według Kodeksu Karnego (Art. 160 §1.), „kto naraża człowieka na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3”.

Każdego dnia w Biuro Na Miarę rozmawiamy z przedsiębiorcami, którzy dzwonią do nas z zastrzeżeniem, że nie chcą słyszeć o mieszkaniach pod biuro i od nas takich propozycji nie dostaną – w naszej bazie nieruchomości nie ma ani jednej takiej propozycji (jest za to ponad 3 tys. aktualnych lokali biurowych w ponad 800 budynkach). Ci przedsiębiorcy wiedzą już, że pomimo tego że kary finansowe czy pozbawienia wolności zdarzają się rzadko, to w obecnych czasach porównywalnie dużą szkodę mogą wywołać opinie pracowników i klientów na forach internetowych i profilach społecznościowych. Dlatego pracodawcy coraz większą uwagę przykładają do biura jako miejsca, które ma służyć przede wszystkim tym, którzy w nim na co dzień pracują.