Rynek biurowy ciągle ewoluuje – nowe trendy, nowe technologie i rosnące oczekiwania pracowników. Czy jest zatem możliwe zaprojektowanie ponadczasowej przestrzeni biurowej? Tak, o ile pracodawcy dołożą starań, aby poznać i zrozumieć potrzeby swojego zespołu. Eksperci JLL i Skanska w raporcie „Diversity in the workplace” przyjrzeli się pięciu typom osobowości biurowych w Polsce, aby odpowiedzieć na pytanie, jak tworzyć przestrzenie, które pomogą zatrzymać pracowników.

Trzy kroki do ideału

Raport JLL i Skanska wskazuje trzy etapy procesu projektowania biura, które pomagają przeprowadzić najemców przez proces projektowy.

#1 Etap doskonałości biznesowej: efektywność i ergonomia to pierwsze kroki będące podstawą stworzenia ponadczasowego biura. W tej fazie należy przyjrzeć się kosztom operacyjnym, wydajności infrastruktury związanej z IT i wskaźnikom związanym ze środowiskiem pracy. Ponadto, należy zaadresować podstawowe potrzeby naszych pracowników, tj. potrzebę dostępu do światła dziennego, świeżego powietrza czy ergonomicznego stanowiska pracy. Są to podstawowe dane, które dokładnie przeanalizowane dadzą bazę do kolejnego etapu.

#2 Etap ludzkich doświadczeń: ta część procesu projektowania nastawiona jest na komfort pracowników oraz ludzki aspekt funkcjonowania biura. Najważniejsze jest przyciągnięcie i zatrzymanie talentów, umożliwienie pracy zespołowej, a także zapewnienie elastyczności. W oparciu o zaangażowanie i wzajemne zaufanie rozpoczyna się proces budowania społeczności. Ludzie potrzebują nieformalnych interakcji, przestrzeni społecznych i poczucia przynależności. To buduje dobre samopoczucie w biurze.

#3 Etap przygotowania się na nadchodzącą przyszłość: ostatni etap to połączenie poprzednich – dobrego samopoczucia z kulturą innowacji. Obejmuje on cyfryzację procesów i modeli biznesowych, które są połączone z innowacyjnością. Kluczowa jest tutaj technologia, kreatywność, a także wprowadzanie zwinnych metodologii w zakresie przyjmowania wszystkich nowych pomysłów pojawiających się w procesie użytkowania biura.

Trzyetapowy proces projektowania przestrzeni biurowej bardzo dobrze pokazuje, jak wiele elementów należy wziąć pod uwagę, jeśli zależy nam na stworzeniu ponadczasowego biura. Jednym z nich jest z pewnością różnorodność stylów pracy. Dla jednych istotniejsza jest możliwość pracy zdalnej, np. w zaciszu własnego domu, dla innych współpraca z kolegami z zespołu i możliwość twórczej wymiany myśli, a jeszcze inni mogą cały dzień spędzić w małej sali, odcinając się od otoczenia. Mając to na uwadze, coraz więcej firm wprowadza do swoich biur tzw. współdzielone biurka oraz aplikacje technologiczne, które w łatwy sposób pomagają nam zarezerwować sale konferencyjne, czy pokoje do cichej pracy. Różnorodność i innowacje to elementy, które nie tylko przekładają się na zadowolenie zespołu, ale i minimalizują niewykorzystaną przestrzeń, redukując w ten sposób koszty. - Anna Marciniak, Dyrektor ds. HR w Skanska

Bez względu na to, jaki typ osobowości biurowej reprezentujemy, nasza przestrzeń do pracy powinna stanowić dla nas wsparcie, zwiększając naszą produktywność i pomagając nam w wykonywaniu codziennych obowiązków. Znaczenie biur rośnie tym bardziej, że wraz z rosnącą konkurencją o najlepsze talenty na rynku, stają się one ważnym narzędziem employer brandingowym i mogą pozytywnie wpływać na retencję. Wyzwaniem jest jednak takie zaprojektowanie powierzchni, aby mogła jak najdłużej odpowiadać na zmieniające się potrzeby naszego zespołu. - Jakub Zieliński, Lider Zespołu Doradztwa ds. Środowiska Pracy, JLL

Potrzeby definiują biura

Rynek biurowy wygląda dziś zupełnie inaczej niż jeszcze 10 lat temu, a tempo zmian przyspiesza. Jak podkreślają eksperci JLL i Skanska, przestrzenie do pracy powinny w czasie rzeczywistym odpowiadać na różnorodne potrzeby pracowników. Kim oni są? Raport „Diversity in the workplace” definiuje pięć typów osobowości - CO-Worker/CO₂-Fighter, Busy But Balanced, White-Collar Classic, Mission Completion i Work Hard, Tech Hard. Za tymi nazwami kryją się różne postawy w stosunku do przypisanego biurka, podejścia do technologii, obecności zieleni czy innych udogodnień.