Zakładając firmę, spółkę, działalność gospodarczą, stowarzyszenie czy fundację na adres siedziby możemy wybrać adres naszego domu lub mieszkania.

Taki wybór może rodzić szereg problemów. Okazuje się, że w bardzo tani sposób możemy wybrać bardzo dobry, warszawski adres ze Śródmieścia Warszawy.

Czym jest wirtualne biuro ?

Wirtualne biuro to instytucja oferująca adres do KRS czy CEiDG, adres na siedzibę firmy czy jak mawiają niektórzy wynajem adresu. Specjalnie użyte zostało tutaj słowo "instytucja", ponieważ na wynajmie adresu sprawa się nie kończy.

Według polskich przepisów firma może mieć siedzibę pod jakimś adresem, jeśli będzie pod tym adresem przebywać zarząd spółki lub jeśli osoba znajdująca się pod adresem siedziby będzie miała ciągły kontakt z zarządem. Ciężko oczekiwać, by zarząd przez 8 godzin dziennie siedział w siedzibie i nie miał innych obowiązków. W skrajnych sytuacjach można być przecież w zarządach wielu spółek a nawet wspólnot mieszkaniowych. Adres na siedzibę musi jednakże umożliwiać zebranie się zarządu, aby ten mógł podjąć kluczowe decyzje dla spółki.

Wobec tego biura wirtualne muszą zajmować się nie tylko wynajmowaniem adresu na siedzibę, ale przede wszystkim posiadać sale do spotkań.

Naturalną konsekwencją posiadania adresu siedziby w biurze wirtualnym będzie fakt, iż cała korespondencja dla spółki, działalności, fundacji czy stowarzyszenia dotrze właśnie na adres wirtualny.

Wirtualne biuro musi więc mieć także wirtualny sekretariat, który obsłuży wpływ pism, wpływ korespondencji a także paczek z firm kurierskich.

Wirtualny sekretariat nie będzie się zasadniczo różnił od sekretariatu w urzędzie, sądzie czy dużej firmie.

Można powiedzieć, że wirtualne biuro to właśnie taki outsourcing siedziby i jej sekretariatu.

Godne polecenia wirtualne biuro - https://www.biurowirtualnewarszawa.pl/ 

Dlaczego wyprowadzić siedzibę firmy z mieszkania ?

Dużo się mówi o kwestiach rejestracji czy wyrejestrowania z VAT w kontekście biur wirtualnych, gdyż w pewnym momencie urzędnicy skarbowi dostali do ręki broń, jaką jest możliwość wyrejestrowania każdej firmy z VAT.

Na rynku były biura wirtualne nie spełniające podanej wyżej definicji siedziby i stąd o sprawie zrobiło się głośno.

Pamiętajmy jednak, że urzędnik urzędu skarbowego może także przyjść pod adres naszego mieszkania, jeśli tam jest siedziba firmy czy spółki i wystarczy, żeby nikogo nie zastał a nagle obudzimy się jako spółka, która nie jest już płatnikiem VAT.

Wobec tego adres mieszkania nie ma żadnej przewagi nad adresem dobrego, sprawdzonego wirtualnego biura.

Oprócz wizyty urzędnika czy kontrahenta pod adresem siedziby należy oczekiwać niezliczonej ilości wizyt listonosza i kurierów wszelkich możliwych firm kurierskich.

Pytanie więc czy jesteśmy w stanie jako właściciel spółki czy działalności przebywać pod adresem mieszkania na tyle godzin dziennie, aby korespondencję i paczki podjąć a jeśli mamy w trakcie dnia dużo zajęć to czy będziemy chętni iść wieczorami na pocztę po odbiór awiza.

Dodatkowym atutem, by przenieść siedzibę spółki czy działalności z mieszkania jest kwestia podatku od nieruchomości oraz przekształcania użytkowania wieczystego gruntu.

Prowadzenie działalności gospodarczej nawet na niewielkim skrawku mieszkania może prowadzić do wielu nieprzewidzianych komplikacji a w szczególności do naliczenia wyższej opłaty za podatek od nieruchomości lub może nawet i kary, jeśli lokalny urząd o naszej działalności dowie się nie od nas tylko od sąsiada, któremu przeszkadza, że po klatce chodzą jacyś kurierzy.

W przypadku użytkowania wieczystego duża ilość firm w budynku może uniemożliwić przekształcenie a w przypadku przekształcenia konieczna może być dla nas pomoc de minimis.