W miarę, jak wiedza na temat neuroróżnorodności staje się coraz bardziej powszechna, pracodawcy powinni bliżej przyjrzeć się, na ile ich organizacje sprzyjają rozwojowi osób o różnych potrzebach, jak również zwrócić uwagę na to, jak ich biura dbają o komfort pracowników. Obecnie wiele firm decyduje się na zmianę funkcjonalności w przestrzeniach do pracy – to może być także dobry moment, by zadbać m.in. o akustykę, jakość powietrza, oświetlenie czy odpowiednie materiały. Eksperci międzynarodowej firmy doradczej Cushman & Wakefield, którzy na co dzień zajmują się m.in. procesem tworzenia środowisk pracy dla innych, przeprowadzili audyt swojej warszawskiej siedziby, żeby sprawdzić, jakie usprawnienia mogą przynieść dodatkowe korzyści pod kątem potrzeb osób o różnych stylach poznawczych.

Proces zmiany podejścia pracodawców i pracowników do biur przyspieszyła pandemia i fakt, że przestały być one naszym jedynym miejscem wykonywania obowiązków służbowych – jak wynika z danych międzynarodowej firmy doradczej Cushman & Wakefield, ok. 1/3 pracowników w największych miastach korzysta z modelu hybrydowego. Dlatego obecnie atrakcyjna, dopasowana do potrzeb pracowników przestrzeń ma motywować ich do częstszego odwiedzania siedziby i korzystania z jej udogodnień. Jak pokazał raport Cushman & Wakefield: „Biuro czy dom? Co przyciąga Polaków do pracy w biurze?”, estetyczna i nowoczesna aranżacja zachęca do przychodzenia 38% badanych. Ponadto aż 85% jest otwartych na przekształcenia biur w sposób lepiej odpowiadający potrzebom modelu hybrydowego, w tym kładziony jest większy nacisk na działania zespołowe, a także pokoje i strefy do cichej pracy.

Zgodnie z rytmem dnia

Na co zatem powinniśmy najbardziej zwracać uwagę w kontekście przestrzeni do pracy? Biuro to integralna część życia społecznego, w którym wielu z nas spędza większość lub, w przypadku obecnie popularnej pracy hybrydowej, część tygodnia. Co za tym idzie, jest to miejsce w bardzo dużej mierze wpływające na nasze samopoczucie, poziom komfortu i produktywność.

To, w jaki sposób przestrzeń biurowa oddziałuje na dobrostan pracowników jest w centrum zainteresowania pracodawców i projektantów, którzy podążają za zmieniającymi się oczekiwaniami w stosunku do miejsc pracy. Pamiętajmy, że dni, które spędzamy w biurze różnią się od siebie, a wpływ na to ma nasze samopoczucie, rodzaj zadań, jakie w danym momencie mamy do wykonania, życie prywatne, ale także u wielu osób ich styl poznawczy związany na przykład z diagnozą ADHD, dysleksją czy zaburzoną integracją sensoryczną. Co to oznacza? Że nasze potrzeby w miejscu pracy podlegają ciągłym zmianom. Warto przeanalizować nasze przestrzenie biurowe i odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakim stopniu odpowiadają one faktycznym oczekiwaniom zespołu i dają wybór w jaki sposób chcemy danego dnia pracować i czego potrzebujemy do efektywnej pracy”, tłumaczy Mariola Bitner, Head of Workplace, Cushman & Wakefield.

Dobrym narzędziem w tym przypadku jest przeprowadzenie audytu biura pod kątem różnorodnych potrzeb. W takiej analizie brany jest pod uwagę cały szereg elementów związanych z projektem i aranżacją biura, czyli akustyka pomieszczeń, ilość światła dziennego i rodzaje sztucznego oświetlenia, jakość powietrza, zapach w biurze, temperatura, wzory zastosowane w elementach wystroju wnętrz, faktura mebli, czy liczba miejsc służących nie tylko wyciszeniu, ale też dostymulowaniu. Ważnym tematem jest również właściwe oznakowanie.

Dla przykładu, właściwe parametry akustyczne, które osiąga się m.in. poprzez zastosowanie materiałów pochłaniających dźwięki, odpowiednią konstrukcję ścian i podział przestrzeni, przekładają się na mniejsze rozpraszanie pracownika hałasem i większą produktywność. Może to być szczególnie pomocne dla osób z nadwrażliwością na dźwięk, która wywołuje niepokój czy reakcję stresową. Jeśli w naszym biurze hałas jest sporym wyzwaniem w codziennej pracy, warto udostępnić zespołowi słuchawki oraz stopery odpowiednio wyciszające dźwięki, wprowadzić etykietę pracy na open space, a co najważniejsze zapewnić w biurze m.in. przestrzenie do pracy w skupieniu i odbywanie videokonferencji”, wyjaśnia Mariola Bitner.

Z kolei neutralny design i stonowana kolorystyka zmniejszają nasze przeciążenie sensoryczne. U osób z zaburzoną integracją wzrokową agresywne wzory, czarno-białe pasy lub kropki na wykładzinach czy ścianach mogą powodować zawroty głowy i poczucie braku równowagi.

Jednym z najbardziej pożądanych przez pracowników elementów w przestrzeniach biurowych jest zieleń, zarówno ta naturalna, jak również w formie wzorów na tapetach czy tapicerce mebli. Design biofiliczny, który integruje elementy natury, takie jak rośliny, naturalne materiały oraz wzory, może mieć działanie terapeutyczne, a np. zapewnienie większej ilości roślin jest stosunkowo prostym zabiegiem, który podniesie komfort pracy. Co więcej, zieleń w biurze poprawia też akustykę oraz jakość powietrza”, dodaje Mariola Bitner.

Audyt u źródła, czyli Cushman & Wakefield testuje swoje biuro

Menadżerowie Cushman & Wakefield od lat zgodnie podkreślają, że najważniejszym aktywem i wyróżnikiem firmy jest jej zespół. Dlatego też przyjazna ludziom i środowisku naturalnemu przestrzeń biurowa jest jednym z ważniejszych elementów polityki firmy – zlokalizowana w Warsaw HUB siedziba posiada certyfikat WELL. Dodatkowo, wraz ze wzrostem świadomości na temat neuroróżnorodności, firma zdecydowała się na zweryfikowanie jej pod kątem ewentualnych dalszych ulepszeń, aby odpowiednio zaprojektowana przestrzeń rozwijała unikalne talenty wszystkich pracowników.

Tworząc nasze biuro Cushman & Wakefield w Warszawie wyszliśmy od założenia, że każdy z nas jest inny i ma różne style działania. Mając duże doświadczenie w obszarze projektowania przestrzeni biurowych, wiemy, że powinny one tworzyć klimat zarówno do współpracy z innymi, jak i do pracy indywidualnej; zachęcać do kreatywności, jak i umożliwiać pracę w skupieniu. Nie traktujemy atrakcyjnego, funkcjonalnego biura jako dodatkowego benefitu – to jedno z podstawowych narzędzi wspierania rozwoju pracowników. Przede wszystkim jego organizacja przekłada się na efektywność działania nas wszystkich. A jednocześnie przyjazne, ciekawe środowisko pracy pozwala budować długofalowo przewagę konkurencyjną i przyciągać talenty. Nie bójmy się zatem poświęcić tematowi projektowania przestrzeni biurowej odpowiedniego czasu i uwagi”, mówi Krzysztof Misiak, Dyrektor Zarządzający Cushman & Wakefield w Polsce.

Podjęliśmy decyzję o audycie dlatego, że proces zmiany w projektowaniu biur chcemy zacząć od samych siebie. Otworzyliśmy się na inkluzywność w Cushman & Wakefield i takie podejście chcemy też promować szerzej. Mam nadzieję, że wszystkie lessons learned z tego projektu przeniesiemy również na projekty naszych klientów”, mówi Mariola Bitner.

W audycie analizowano między innymi strefę welcome warszawskiego biura Cushman & Wakefield. Została ona oceniona, jako przestrzeń przyjazna i komfortowa, dzięki podziałowi na dyskretne, mniejsze obszary, które tworzą otwartą i kreatywną atmosferę w firmie. W strefie tej właściwie rozwiązano akustykę i oświetlenie przestrzeni, stosując akustyczne sufity, ściany absorbujące dźwięki oraz różnorodne, odpowiednio dopasowane oprawy oświetleniowe. Eklektyczna stylistyka przestrzeni, z dużą ilością drewna, zieleni i miękkich siedzisk, jest spójna z całym biurem.

Innym pozytywnym aspektem warszawskiego biura Cushman & Wakefield jest duża liczba różnego typu salek do kameralnych spotkań, rozmów telefonicznych i pracy indywidualnej. Przestrzenie te są izolowane akustycznie i częściowo wizualnie od reszty pomieszczeń, mają możliwość regulacji natężenia światła i temperatury oraz są wyposażone w pełną infrastrukturę techniczną, pozwalającą na przeprowadzanie spotkań hybrydowych. Co ważne, posiadają różną stylistykę, co pozwala na znalezienie miejsca odpowiedniego dla własnych potrzeb.

W naszym biurze znajduje się też kilka nietypowych miejsc, np. pomieszczenie do medytacji i jogi, masażu, salki typu focus room – co spotkało się z pozytywną oceną. Jednak audyt pomógł nam także zidentyfikować elementy wymagające poprawy, jak, np.: oznakowanie ułatwiające nawigację po biurze, czy zastosowanie rozwiązań umożliwiających zmianę barwy światła”, dodaje Mariola Bitner.

W Cushman & Wakefield właściwie zaprojektowano miejsca służące stymulacji - m.in. siłownię i salki do brainstormingu, w których wykorzystano żywe, dodające energii i pobudzające zmysły kolory. Ważne jest, by tego typu pomieszczenia umożliwiały reorganizację ustawienia mebli.

Audyt był ciekawym ćwiczeniem dla nas samych i pokazał, na jakim poziomie udało nam się zaprojektować biuro dostosowane do różnych potrzeb naszych pracowników. Inkluzywność jest jednym z priorytetów i wdrażamy ją w każdym z obszarów naszej organizacji – stworzenie biura otwartego na różne potrzeby pracowników było ważnym krokiem w realizacji naszej strategii. To co najbardziej zrozumieliśmy w wyniku audytu, to że najważniejsze jest, by przestrzeń biurowa była spójna z kulturą i wartościami firmy”, podsumowuje Krzysztof Misiak.